Power Automate DesktopとChatGPTで定型メールの自動生成

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クレームメールや問い合わせ対応など、定型的な返信が必要な業務に時間を取られていませんか？この記事では、Power Automate Desktopを活用して受信メールをトリガーとし、ChatGPTを利用して自動で返信文を作成する仕組みを構築する方法を解説します。初心者向けに、アクションの設定や入力方法を丁寧に解説しますので、この記事を見ながら進めてみてください。

活用のポイント

受信したメール内容をもとに、ChatGPTが適切な返信文を自動生成。
手間のかかる返信業務を効率化し、素早く対応できる体制を構築。
定型メール対応だけでなく、応用次第で複雑な業務にも展開可能。

ステップ1: メールの受信をトリガーとして設定

まずは、Power Automate Desktopでメールの受信をトリガーとして自動フローを開始できるようにします。

① フローを作成する

Power Automate Desktopを起動します。
「+ 新しいフロー」をクリックし、フロー名（例: 「定型メール返信フロー」）を入力して「作成」をクリックします。

② メール受信を設定

フローが受信メールをトリガーとして動作するように設定します。

手順

「電子メールを取得」アクションを追加
- 左側の「アクション」パネルから「電子メールを取得」をドラッグ＆ドロップします。
- プロパティ設定で以下を入力します：
  - サーバー: 利用しているメールサービス（例: Gmail、Outlook）のサーバー設定を入力。
  - ポート番号: 使用するポート番号を指定（例: GmailならIMAPポート993）。
  - 認証情報: メールアカウントのユーザー名とパスワードを入力。
メールの取得条件を設定
- 例として、未読メールのみ取得する場合：
  - フィルター条件: 未読メールに限定（「未読」にチェック）。
  - 保存先変数: 取得したメールを変数（例: ReceivedEmails）に保存。

ステップ2: メール内容をChatGPTに送信

受信したメール内容をChatGPTに送り、返信文を生成します。

① メール内容を抽出する

受信したメールの本文や件名を取得します。

手順

「ループを繰り返す」アクションを追加
- 取得したメール（ReceivedEmails）を1件ずつ処理するために、ループを設定します。
「電子メールの内容を取得」アクションを追加
- ループ内に「電子メールの内容を取得」アクションを追加します。
- プロパティ設定:
  - メールメッセージ: ループ内の現在のメール変数（例: CurrentItem）。
  - 本文を保存: メール本文を変数（例: EmailBody）に保存。
  - 件名を保存: メール件名を変数（例: EmailSubject）に保存。

② ChatGPTにメール内容を送信

ChatGPTにメール内容を送信し、返信文を生成します。

手順

「HTTPリクエストを送信」アクションを追加
- 左側の「アクション」パネルから「HTTPリクエストを送信」をドラッグ＆ドロップします。
プロパティ設定
以下を設定してください：
- メソッド: POST
- URL: https://api.openai.com/v1/completions
- ヘッダー:
  - キー: Authorization、値: Bearer あなたのAPIキー（OpenAIのAPIキーを入力）
  - キー: Content-Type、値: application/json
- 本文:{ "model": "gpt-4", "prompt": "以下のメールに返信してください:\n\n件名: [メールの件名]\n本文: [メールの本文]\n\n返信文:", "max_tokens": 500 } ※[メールの件名]にはEmailSubject変数、[メールの本文]にはEmailBody変数を挿入してください。
レスポンスを変数に保存
ChatGPTから返された返信文を変数（例: ReplyText）に保存します。

ステップ3: 返信メールを送信

ChatGPTで生成した返信文をもとに、返信メールを送信します。

① 返信メールを作成

手順

「電子メールを送信」アクションを追加
- 左側の「アクション」パネルから「電子メールを送信」をドラッグ＆ドロップします。
プロパティ設定
- 宛先: 受信メールの送信元（例: CurrentItem.From）。
- 件名: 「Re: 」＋受信メールの件名（例: "Re: " + EmailSubject）。
- 本文: ChatGPTから生成された返信文（例: ReplyText）。
- 送信サーバー: 利用するメールサービスのサーバー設定（例: GmailやOutlook）。
保存して動作確認
- 設定が完了したら保存し、フローを実行して正しくメールが送信されるか確認します。