「SharePointリストって便利そうだけど、作るのが面倒…」
実際、SharePointリストを作ろうとすると、
- 列追加
- データ型設定
- ステータス列作成
- 日付設定
- 権限管理
など、地味にやることが多いです。
特に初心者だと、
「Excelでよくない？」
となりがちです。
しかし最近、Microsoft 365 Copilotに追加された
SharePointリストエージェント
がかなり便利です。
なんと、
AIにチャットするだけでSharePointリストを自動生成
してくれます。
さらにPower Automateと組み合わせると、
- Teams通知
- 承認フロー
- タスク自動化
まで一気に作れるようになります。
この記事では初心者向けに、
- SharePointリストエージェントとは？
- Excelとの違い
- AIでのリスト作成方法
- Power Automate連携
- 実務活用例
- 注意点
までわかりやすく解説します。
SharePointリストエージェントとは？
簡単にいうと、
「AIがSharePointリストを代わりに作ってくれる機能」
です。
従来は、
- サイトを開く
- 列追加
- 型選択
- 設定調整
を手動でやっていました。
でもSharePointリストエージェントでは、
チャットで指示するだけ
でリストを生成できます。
例えばこんな感じ
AIに、
「タスク管理リストを作りたい。担当者、期限、ステータスを追加して」
と入力。
するとAIが、
- 担当者列
- 日付列
- ステータス列
を自動で作ってくれます。
かなり便利です。
Excelとの違いは？
ここ初心者が最も気になる部分です。
Excelは「分析」
Excelは、
- 集計
- 計算
- 分析
- グラフ
が得意です。
つまり、
「考える場所」
です。
SharePointリストは「共有＋自動化」
一方SharePointリストは、
- チーム共有
- データ管理
- Power Automate連携
- 承認
- 通知
に強いです。
つまり、
「業務データベース」
のイメージです。
なぜSharePointリストが強い？
最大の理由は、
Power Automateと相性が最強
だからです。
実務でよくある課題
例えば、
- 最新版_final_final.xlsx
- 本当に最終版.xlsx
- 修正版2.xlsx
問題。
ありますよね。
Excel運用だけだと、
- 誰が更新した？
- 最新どれ？
- 承認済み？
が崩壊しやすいです。
SharePointリストなら解決しやすい
データを一元管理できるので、
- 最新状態管理
- ステータス管理
- 履歴管理
がかなりやりやすくなります。
SharePointリストエージェントのすごいところ
従来のリスト作成は、
- テキスト列
- 日付列
- 選択肢列
を全部自分で設定していました。
AIなら文脈理解してくれる
例えば、
「期限」
と書けば、
AIが勝手に
日付型
を選択してくれます。
「担当者」なら？
人列（Person列）を推測。
「ステータス」なら？
選択肢列を推測。
かなり賢いです。
実際に便利な使い方
① 会議直後のタスク整理
会議メモをAIへ貼り付け。
そして、
「アクションアイテムをリスト化して」
と入力。
すると、
- タスク
- 担当者
- 期限
付きリストが生成されます。
これかなり便利です。
② プロジェクト管理
例えば、
- 担当者
- 進捗
- 優先度
- 承認待ち
なども後から追加できます。
AIと会話しながら育てられる
ここがかなり新しいです。
例えば、
「優先度も追加して」
とか、
「承認待ちステータスも欲しい」
と言えば追加できます。
Power Automateと組み合わせると本領発揮
ここからが本番です。
王道パターン
STEP1
AIでリスト作成
STEP2
メンバーがデータ追加
STEP3
Power Automate起動
STEP4
Teams通知や承認開始
例えばこんな自動化
タスク追加時
→ Teams通知
ステータス変更時
→ 上司へ承認依頼
期限超過時
→ リマインド通知
実際かなり実務向き
この構成だけで、
- タスク管理
- 問い合わせ管理
- 申請管理
- 障害管理
など大量に作れます。
まだ苦手なこともある
ただし万能ではありません。
得意なこと
- 新規リスト作成
- 列自動生成
- 基本構造作成
苦手なこと
- 複雑分析
- 大量データ加工
- 一括更新
など。
ここはまだExcelの方が強いです。
おすすめ使い分け
Excel向き
- 集計
- ピボット
- 分析
- グラフ
SharePoint向き
- 共有
- 管理
- 自動化
- ワークフロー
初心者におすすめの始め方
まずは超簡単なリストから。
おすすめ①
タスク管理
おすすめ②
問い合わせ管理
おすすめ③
備品管理
おすすめ④
会議アクション管理
実際の入力例
例えばAIへ、
「問い合わせ管理リストを作りたい。問い合わせ内容、担当者、優先度、対応状況を追加して」
と入力。
これだけでもかなり作れます。
注意点
利用前に必ず確認しましょう。
① Microsoft 365 Copilotライセンス
必要な場合があります。
② 組織権限
SharePoint作成権限が必要。
③ AI利用ルール
社内ルール確認はかなり重要です。
実際に使って感じたこと
SharePointリストって、
以前は
「設定が面倒」
で挫折する人が多かったです。
でもAI化でかなり敷居が下がりました。
特にPower Automateと組み合わせると、
「業務改善スピード」
が一気に上がります。
よくある質問（FAQ）
Q. SharePointリストとExcelはどっちがいい？
用途次第です。
- 分析 → Excel
- 管理・自動化 → SharePoint
が基本です。
Q. AIが作ったリストは後から変更できる？
できます。
列追加・修正も可能です。
Q. Power Automate初心者でも使える？
かなり相性いいです。
特に、
- 項目作成時通知
- 承認フロー
は作りやすいです。
Q. Teams通知もできますか？
できます。
SharePoint更新をトリガーにして、
Teamsへ自動通知可能です。
