目次
こんなお悩み、ありませんか？
- 「内定通知のメールを毎回作るのが面倒…」
- 「PDFのオファーレターを都度作成して送るのが手間…」
- 「もっと採用業務を自動化できないかな…」
そんな方に向けて、この記事では Power Automate × SharePoint を活用し、オファーレター（内定通知）を自動でPDF化＆送信する仕組みを、初心者でもわかるように丁寧に解説します！
実現すること（完成イメージ）
- HRがSharePointリストに内定者情報を入力
- ステータスを「送信済」に設定して保存
- Power Automateのフローが自動実行！
- Wordテンプレートにデータが差し込まれ…
- PDF化されたオファーレターが作成
- 内定者に自動でメール送信！
必要な準備
✅ SharePointリスト
以下のような列を持つ「社員オファーレター」リストを作成：
| 列名 | データ型 |
|---|---|
| タイトル | 自動生成（空欄でOK） |
| 名前（Employee Name） | 一行テキスト |
| メールアドレス（Email） | 一行テキスト |
| 部署（Department） | 選択肢 |
| 職種（Job Title） | 選択肢 |
| 入社日（Joining Date） | 日付 |
| 受諾期限（Acceptance Deadline） | 日付 |
| 年収（Salary） | 通貨 |
| ステータス（Status） | 選択肢（例：下書き、送信済など） |
✅ SharePointドキュメントライブラリ
- フォルダ名：
Offer Letter Templates - Wordテンプレートをここにアップロード
✅ Wordテンプレートの作成方法
- Wordで「開発」タブを有効にする
→ リボンを右クリック →「リボンのユーザー設定」→「開発」にチェック - 開発タブから「テキストコンテンツコントロール」を挿入
→ 例：「{{EmployeeName}}」「{{Salary}}」などタグを設定 - 作成後、SharePointの
Offer Letter Templatesフォルダへアップロード
フロー構築の流れ（Power Automate）
✅ トリガー設定
「SharePointアイテムが作成または変更されたとき」
- 条件付きトリガー：
Status = SentTitleが空（未設定）
なぜタイトルが空かを条件にするの？
→ フロー内に「リストの更新処理」があると、ループが無限に回ってしまう可能性があるため、最初の1回だけ実行する工夫です。
✅ ステップ① Get item
- 対象のアイテムから情報を取得
- 使用：
Get itemアクション
✅ ステップ② Populate Word Template（Wordテンプレートへの差し込み）
- アクション：
Populate a Microsoft Word Template - 接続元：Word Online (Business)
- 入力：
- テンプレートファイル
- SharePointライブラリパス
- 各プレースホルダーに対応するフィールドをマッピング
✅ ステップ③ Wordファイルを作成（仮）
- アクション：
Create file - ライブラリ：オファーレターフォルダ
- ファイル名：
<社員名>_OfferLetter_日付.docx - ファイル内容：前ステップの出力内容（Wordの本文）
✅ ステップ④ PDFに変換
- アクション：
Convert Word Document to PDF - 入力：前ステップで作成したWordファイル名
✅ ステップ⑤ PDFファイルを保存
- アクション：
Create file - ファイル名：
<社員名>_OfferLetter_日付.pdf - 内容：PDF変換ステップの出力
✅ ステップ⑥ メール送信
- アクション：
Send an email (V2) - 宛先：SharePointから取得した内定者のメールアドレス
- 件名：例）「Global SharePointより内定通知」
- 本文：テンプレート＋差し込み（ジョブタイトル、部署、日付など）
- 添付ファイル：作成したPDFファイル
✅ ステップ⑦ タイトル列の更新（Offer Letter ID）
- アクション：
Update item - 条件：タイトルが空のときのみ実行
- 内容：
OfferLetter_年月日_連番のような形式で生成
✅ ステップ⑧ Wordファイル削除（後処理）
- アクション：
Delete file - 対象：一時的に作成したWordファイル
- 理由：PDFだけを残すため
よくある質問（FAQ）
Q1. Power Automateの「Populate Word Template」って無料ですか？
いいえ、これはPremiumコネクタです。Microsoft 365 Business Standard以上か、個別ライセンスが必要です。
Q2. Wordテンプレートに追加したタグはどこで設定しますか？
「開発タブ」の「プレーンテキストコンテンツコントロール」で追加し、**「タグ」や「タイトル」**を設定します。
Q3. PDFファイル名は自動で変更できますか？
はい、Power Automateの concat() 関数を使って、動的にファイル名を構築できます。
concat(triggerOutputs()?['body/EmployeeName'], '_OfferLetter_', utcNow())
Q4. メール本文に動的値を埋め込むには？
HTML形式の本文に、以下のようにフィールドを差し込むことで可能です。
<p>Dear @{outputs('Get_item')?['body/EmployeeName']},</p>
<p>We are pleased to offer you the role of @{outputs('Get_item')?['body/JobTitle']} in the @{outputs('Get_item')?['body/Department']} department.</p>
Q5. PDFファイルをTeamsにも送れますか？
はい、Post message in a chat or channel アクションを使えば、Teamsチャネルにも自動通知可能です。
