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Power AutomateでOutlookの面倒な処理を自動化5選

Power Automateとは？
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Power Automateを使って、Outlookの業務を自動化するフローの作成手順を1つずつ丁寧に解説 します。
実際のフローを作成しながら、手順通りに進めてみてください。

目次

① 重要な顧客のメールのみ通知を受け取る

フローの作成手順

1. Power Automateで新しいフローを作成

  1. Power Automateにログイン
  2. 「クラウドフローの自動化」を選択
  3. フロー名を入力（例：「重要顧客メール通知」）

2. Outlookのトリガーを設定する（特定の顧客のメールを検知）

  1. 「新しいメールが届いたとき（V3）」トリガーを追加
  2. 「フォルダー」 → 「受信トレイ」を選択
  3. 「差出人」 → 「customer@example.com」を入力（重要な顧客のメールアドレス）

📌 ポイント

  • 特定のメールアドレスからのメールだけを処理するために、差出人フィルターを設定 する。
  • 件名や本文に特定のキーワードが含まれているかを判定したい場合は、「条件」アクションを後で追加する。

3. Teamsに通知を送る設定をする

  1. 「メッセージを投稿（V3）」アクションを追加
  2. 「チーム」 → 受信通知を送りたいチームを選択（例：「営業部チーム」）
  3. 「チャネル」 → 「重要メール通知」など適切なチャネルを選択
  4. メッセージ本文に以下を入力
📩 重要顧客から新しいメールが届きました！
- 差出人：%差出人%
- 件名：%件名%
- 本文（抜粋）：%本文の最初100文字%

4. テスト実行して確認

  1. 重要顧客からメールを送信
  2. Teamsに通知が自動で投稿されるか確認

② 定期連絡事項を自動化する

フローの作成手順

1. OneDriveにトリガーとなるフォルダを作成

  1. OneDriveを開く
  2. 「定期連絡」フォルダを作成（ファイルを追加するとメールが送られる仕組み）

2. トリガーを設定する（ファイルが作成されたとき）

  1. 「ファイルが作成されたとき」トリガーを追加
  2. 「フォルダー」 → 「定期連絡フォルダ」を選択

3. メール送信の設定

  1. 「メール送信（V2）」アクションを追加
  2. 「宛先」 → 送信先のメールアドレスを入力（例：「team@example.com」）
  3. 「件名」 → 「新しい定期連絡レポートが追加されました」
  4. 「本文」 →
定期連絡レポートがアップロードされました。
ファイル名：%ファイル名%
  1. 「添付ファイル」 → 「ファイルの内容」に、作成されたファイルを設定

4. テスト実行して確認

  1. OneDriveの「定期連絡」フォルダにファイルを追加
  2. 指定した宛先にメールが届くか確認

③ 受信メールの内容に応じたメールの自動返信

フローの作成手順

1. Outlookのトリガーを設定する

  1. 「新しいメールが届いたとき（V3）」トリガーを追加
  2. 「フォルダー」 → 「受信トレイ」

2. 条件分岐を設定する（件名や本文のキーワードを判定）

  1. 「条件」アクションを追加
  2. 「件名」 に「注文」が含まれているかを判定

3. 条件に応じた返信メールを設定

  1. 「メール送信（V2）」アクションを追加
  2. 「宛先」 → 受信メールの送信者を設定（%差出人%）
  3. 「件名」 → 「注文受付完了」
  4. 「本文」 → 「ご注文ありがとうございます。処理が完了しました。」

4. テスト実行して確認

  1. 「注文」のキーワードを含むメールを送信
  2. 適切な返信が届くか確認

④ メールに付いた添付ファイルを自動で保存

フローの作成手順

1. OneDriveに保存フォルダを作成

  1. OneDriveを開く
  2. 「添付ファイル保存」フォルダを作成

2. Outlookのトリガーを設定する

  1. 「新しいメールが届いたとき（V3）」トリガーを追加
  2. 「条件」 → 「添付ファイルがある場合のみ実行」を有効化

3. 添付ファイルを保存するアクションを追加

  1. 「ファイルを作成する」アクションを追加
  2. 「フォルダー」 → 「添付ファイル保存」フォルダ
  3. 「ファイルの名前」 → %添付ファイルの名前%
  4. 「ファイルの内容」 → %添付ファイルの内容%

4. テスト実行して確認

  1. 添付ファイル付きのメールを受信
  2. OneDriveのフォルダに正しく保存されるか確認

⑤ アドレス帳にない宛先へ一括送信

フローの作成手順

1. Excel Onlineにテーブルを作成

  1. OneDriveにExcelファイルを作成
  2. 「来訪者リスト」テーブルを作成（列：「名前」「メールアドレス」）

2. メール送信の設定

  1. 「表内に存在する行を一覧表示」アクションを追加
  2. 「ファイル」 → 作成したExcelファイル
  3. 「テーブル」 → 「来訪者リスト」

3. 取得したリストの全員にメールを送信

  1. 「メール送信（V2）」アクションを追加
  2. 「宛先」 → Excelの「メールアドレス」列を設定
  3. 「件名」 → 「イベントのご案内」
  4. 「本文」 → 「ご登録ありがとうございます。詳細は後ほどお知らせします。」

4. テスト実行して確認

  1. Excelのテーブルに新しいメールアドレスを追加
  2. 全員にメールが送信されるか確認
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この記事を書いた人

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