日々大量に届くOutlookのメールを効率よく整理できる機能は、時間の節約や生産性向上に大いに役立ちます。このブログでは、初心者向けにPower Automate Desktopを使ってOutlookのメールを自動的に整理するための手順を、わかりやすく丁寧に解説します。
1. 新しいフローの作成
まず、Power Automate Desktopを起動し、新しいフローを作成します。
- Power Automate Desktopを開き、「新しいフロー」をクリックします。
- フローの名前を入力し、「作成」をクリックします。
2. Outlookアカウントを接続
Power Automate DesktopでOutlookの操作を行うためには、Outlookのアカウントを接続する必要があります。ここでは、Microsoft Outlookデスクトップアプリケーションを利用します。
- アクションパネルの「Outlook」セクションを見つけます。
- 「Outlookメールメッセージを取得」をドラッグして、メインウィンドウに配置します。
- 「アカウント設定」で使用するOutlookアカウントを選択し、接続します。
- 「フォルダのパス」を設定します（例：受信トレイの場合は「Inbox」）。
3. フィルター条件を設定
次に、どのメールを整理するかを指定するフィルター条件を設定します。これにより、特定の条件に合致するメールだけが処理されます。
- 「Outlookメールメッセージを取得」のプロパティウィンドウで、フィルターオプションを指定します。
- 例: 件名に特定のキーワードが含まれるメールのみ取得したい場合は、「件名」にキーワードを入力します。
- その他、送信者や受信日などで条件を絞りたい場合は、追加のフィルター設定を行います。
4. メールの整理方法を指定
次に、取得したメールをどのように整理するかを指定します。例えば、特定のフォルダに移動したり、重要フラグを付けたりすることが可能です。
- アクションパネルで「Outlookメールメッセージを移動」をドラッグして、フローに追加します。
- 移動先フォルダを指定します。
- 例: 「プロジェクトA」というフォルダに移動したい場合、「プロジェクトA」のフォルダパスを入力します。
- 必要に応じて、フラグを付けたり、メールの既読/未読ステータスを変更するアクションも追加できます。
5. フローの実行とテスト
すべての設定が完了したら、フローを実行してテストします。
- 右上の「実行」ボタンをクリックして、フローをテストします。
- 正しく動作しているか確認し、問題があれば設定を見直します。
6. フローの保存とスケジュール
フローが正常に動作したら、保存し、定期的に自動で実行されるようにスケジュール設定します。
- フローを保存するには、左上の「保存」ボタンをクリックします。
- Power Automateのウェブ版でスケジュールを設定します。例えば、毎日決まった時間に実行するよう設定することも可能です。
よくある質問
Q1. フィルター条件を追加で細かく設定するにはどうしたらいいですか？
フィルター条件は、Power Automate Desktopの「Outlookメールメッセージを取得」アクション内で細かく設定できます。例えば、件名だけでなく、送信者、受信日、本文のキーワードなどを使って複数の条件を設定できます。「フィルター」セクションで必要な項目にチェックを入れて条件を追加してください。
Q2. フォルダに移動するだけでなく、メールにラベルを付けることはできますか？
はい、Power Automate Desktopでは、Outlookメールにラベルを付けたり、重要マークを設定することもできます。「Outlookメールメッセージにラベルを設定」や「Outlookメールメッセージにフラグを設定」というアクションを追加することで、これらの操作が可能です。
Q3. 受信トレイ以外のフォルダ内のメールを処理できますか？
はい、フォルダパスを指定することで受信トレイ以外のフォルダにも対応できます。「フォルダのパス」で、目的のフォルダ（例：送信済みアイテムや特定のプロジェクトフォルダ）を選択すれば、そのフォルダ内のメールを処理できます。
Q4. フローをスケジュール設定する方法は？
Power Automate Desktop自体にはスケジュール機能がありませんが、Power Automateのウェブ版を使用すれば、フローの実行を定期的にスケジュールできます。ウェブ版の「スケジュールされたクラウドフロー」を利用して、フローを毎日、毎週などの任意のタイミングで実行することができます。
