Power Automateは、日々のメール業務を効率化し、作業時間を大幅に削減できる便利なツールです。この記事では、初心者でもわかりやすいように、Power Automateを使ったメール業務の自動化手順を具体例を交えて解説します。
目次
1. 基本のメール自動送信フローを作成する方法
Power Automateを使えば、簡単にメールの自動送信フローを作成できます。
手順:
- Power Automateを開く:
Power Automateにアクセスします。 - 新しいフローを作成:
- 左上の「新しいフロー」をクリック。
- フロー名を「メールの自動送信」などと入力して「作成」を押します。
- メール送信アクションを設定:
- 「メールを送信する (V2)」アクションを選択。
- 必要なSMTPサーバー情報（OutlookやGmailなど）を入力します。
- 宛先、件名、本文を設定します。
ポイント:
GmailやOutlookなどのコネクタを使用する場合、いつも使っているツールから直接メールを送信できます。
2. Microsoft Formsの回答に自動返信する方法
問い合わせフォームの回答に自動返信メールを送るフローを作成しましょう。
手順:
- フローの作成:
- Power Automateの「作成」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。
- フロー名を入力します。
- トリガーを設定:
- トリガーとして「新しい応答が送信されたとき（Microsoft Forms）」を選びます。
- 対象となるフォームIDを指定します。
- フォーム回答の取得:
- 「新しいステップ」から「応答の詳細を取得する」アクションを追加。
- フォームIDと応答IDを指定します。
- メールの自動返信を設定:
- 「メールを送信する (V3)」アクションを追加。
- 宛先に「動的なコンテンツ」からフォーム回答者のメールアドレスを指定します。
- 件名と本文を入力して保存します。
3. Excelのアドレスリストで一括送信する方法
Excelに保存されたメールアドレスに一斉送信する設定も簡単です。
手順:
- Excelデータを準備:
- メールアドレスが含まれるデータをテーブル形式に変換しておきます。
- フローの作成:
- Power Automateの「作成」から「インスタントクラウドフロー」を選択。
- アクションの追加:
- 「表内に存在する行を一覧表示」を選択し、Excelファイルとテーブルを指定します。
- ループ処理を設定:
- 「Apply to each」アクションを追加。
- 動的なコンテンツの「Value」を選びます。
- メール送信を設定:
- 「メールを送信する (V3)」を選び、宛先に「動的なコンテンツ」内のメールアドレスを指定します。
- 件名や本文を作成して保存します。
4. 自動送信メールにファイルを添付する方法
添付ファイル付きのメールを自動送信するには、ファイルをクラウドストレージに保存しておきます。
手順:
- ファイルを保存:
添付したいファイルをOneDrive、Googleドライブ、またはSharePointに保存します。 - ファイルを取得:
- 保存先のコネクタ（例: OneDrive for Business）を選択。
- 「パスによるファイルコンテンツの取得」アクションを追加。
- メールを設定:
- 「メールを送信する (V3)」アクションで添付ファイルを設定します。
5. メール本文を自動抽出する方法
受信メールの本文を抽出して活用する方法です。
メール本文全体を抽出する手順:
- トリガーを設定:
「新しいメールが届いたとき (V3)」を選択。 - 抽出対象を指定:
差出人や件名など条件を設定します。 - アクション追加:
- 「Htmlからテキスト（プレビュー）」を選択。
- 「動的なコンテンツ」内の「本文」を指定します。
特定部分を抽出する手順:
特定の文字列を含むデータを抜き出す場合、関数を使用します。
例: 「商品番号: 1234」から「1234」を抽出する場合
- 関数を使用して位置を特定
substring(triggerOutputs()?[‘body/body’],add(indexOf(triggerOutputs()?[‘body/body’],’商品番号’),5),4)
まとめ
Power Automateを活用すると、手動で行っていたメール業務を簡単に自動化できます。
- フォーム回答の自動返信
- 一括送信
- ファイル添付
- メール本文の抽出
これらを組み合わせることで、さらに複雑な業務も自動化可能です。Power Automateを使いこなし、日々の作業を効率化していきましょう！
