Power Automate Desktopを使えば、日々の作業を効率化し、時間を節約することができます。その中でも「メールの確認と送信」を自動化することは、多くの業務で役立つ基本的なシナリオの一つです。本記事では、初心者の方でも迷わず設定できるよう、具体的な手順をわかりやすく解説します。
目次
実現するタスクの概要
この自動化フローでは以下を実現します：
- メールアカウントの受信トレイをチェックして、新着メールを取得する。
- 特定の条件（例：件名に「請求書」と含まれるメール）を満たすメールを確認。
- 条件を満たすメールがあれば、自動的に返信メールを送信する。
手順1: 新しいフローを作成
- Power Automate Desktopを起動
インストールが完了している場合、Power Automate Desktopを起動します。
**「+ 新しいフロー」**をクリックし、フローに名前を付けましょう。ここでは「メール自動化」とします。 - フローを作成したら、作業画面に移ります。
手順2: メールを取得する
「メールを読む」アクションを追加
- 左側のアクション一覧から**「メール」**カテゴリを展開します。
- **「メールを読む」**アクションをドラッグ＆ドロップしてフローに追加します。
設定方法
アクションのプロパティウィンドウが開くので、以下の内容を入力します。
- メールアカウント: 自分のメールアカウント情報を入力します。OutlookやExchangeのアカウントが一般的ですが、IMAPの設定も可能です。
例:user@example.com - フォルダー: 確認するフォルダーを選択します。通常は「受信トレイ」を選びます。
- 条件: 特定の件名や送信者に絞りたい場合にフィルター条件を設定します。ここでは「件名に’請求書’を含む」と入力します。
- 最大取得数: 一度に取得するメールの数を指定します。デフォルトでは10通に設定されていますが、必要に応じて変更可能です。
設定が終わったら保存をクリックします。
手順3: 条件分岐を設定する
「条件」アクションを追加
- 左側のアクション一覧から**「条件」**アクションをドラッグ＆ドロップしてフローに追加します。
- 条件のプロパティで以下を設定します。
設定方法
- 条件式: 「メールの件名」に「請求書」が含まれているかどうかを判断する条件式を記述します。
- 例:
[メールの件名] contains "請求書"
- 例:
条件が満たされた場合に実行する処理（返信メールの送信）を設定します。
手順4: 自動返信メールを送信する
「メールを送る」アクションを追加
- 再び**「メール」カテゴリから「メールを送る」**アクションをドラッグ＆ドロップします。
- アクションのプロパティで以下を設定します。
設定方法
- 送信元アカウント: 自分のメールアドレスを入力します。
- 宛先: 自動返信するメールの「送信者」を指定します。ここでは変数としてメールの送信者を利用します（例:
%メール送信者%）。 - 件名: 自動返信メールの件名を指定します（例: 「ご連絡ありがとうございます」）。
- 本文: 返信メールの内容を記述します（例: 「お世話になっております。請求書を確認しました。」）。
手順5: フローのテストと実行
すべてのアクションを設定したら、フロー全体をテストします。
- 画面上部の**「フローを実行」**ボタンをクリックします。
- 受信トレイに新しいメールがある場合、その条件に基づいて自動返信メールが送信されることを確認します。
よくある質問（FAQ）
Q1: Gmailアカウントでも使用できますか？
A: はい、IMAPを有効にすればGmailでも使用可能です。ただし、事前にGoogleアカウントの「安全性の低いアプリのアクセス」を許可する必要があります。
Q2: 条件を複数設定することはできますか？
A: 可能です。「条件」アクション内で複数の条件をAND/ORで組み合わせることで、より複雑な条件分岐を設定できます。
Q3: エラーが出た場合の対処方法は？
A: メールアカウントの接続設定や条件式を再確認してください。また、ログを確認してどの部分でエラーが発生しているかを特定することが重要です。
