請求書や納品書など、毎月決まったファイルをメールに添付して送る業務は、多くの企業で行われています。このような繰り返しの作業をPower Automate Desktopで自動化すれば、手間を大幅に削減できるだけでなく、送信ミスのリスクも防止できます。
この記事では、Power Automate Desktopを利用して、ファイルを添付して定型メールを送るフローの作り方を初心者向けにわかりやすく解説します。
目次
Power Automate Desktopで自動化するメリット
- 手間の削減
毎月決まった日に、定型メールを手動で送信する作業を完全自動化できます。 - 人的ミスの防止
特定の企業へ請求書や納品書を誤送信するリスクを排除できます。 - 作業時間の短縮
自動化することで、他の業務に集中する時間が生まれます。
フロー作成の概要
以下の手順でフローを作成します：
- フローの作成と準備
- メールの宛先や内容を設定
- ファイルを添付
- フローのスケジュール設定
- テストと保存
1. フローの作成と準備
- Power Automate Desktopを起動
Power Automate Desktopを開き、「新しいフロー」を作成します。名前は「請求書メール送信」とします。 - ファイルのパスを指定
- 左側のアクションライブラリから「変数を設定」を追加し、請求書ファイルや納品書ファイルのパスを変数に保存します。
- 例:
FilePath = C:\Documents\Invoices\請求書.pdf
2. メールの宛先や内容を設定
- メール送信アクションを追加
- 左側のアクションライブラリで「メールを送信（Outlook）」を検索し、フローに追加します。
- メール内容を設定
- 宛先: メールアドレスを入力（例:
example@example.com）。 - 件名: 「【請求書】ご確認のお願い」など、決まった件名を入力します。
- 本文: 定型のメール内容を入力します（例: 「いつもお世話になっております。添付の請求書をご確認ください。」）。
- 宛先: メールアドレスを入力（例:
3. ファイルを添付
- ファイルのパスを添付フィールドに設定
メール送信アクション内の「添付ファイル」のフィールドに、1で設定した変数FilePathを指定します。 - 複数のファイルを添付する場合
- 複数ファイルを添付したい場合、ファイルパスをカンマ区切りで指定します。
- 例:
C:\Documents\Invoices\請求書1.pdf, C:\Documents\Invoices\納品書1.pdf
4. フローのスケジュール設定
- スケジュールを設定
Power Automate（クラウド版）を使って、指定した日付・時間にフローを実行できるよう設定します。- 手順:
- Power Automateにログイン。
- 「スケジュールされたクラウドフロー」を作成。
- 実行する日付と時刻を設定し、「デスクトップフローを呼び出す」アクションを追加して、Power Automate Desktopのフローを選択します。
- 手順:
5. テストと保存
- フローをテスト実行
- 手動でフローを実行し、正しくメールが送信されるか確認します。
- 宛先、件名、本文、添付ファイルがすべて正しいかチェックしてください。
- 問題があれば修正
- ファイルパスが間違っている場合や、メールの設定に漏れがある場合、フローを修正します。
- フローを保存
テストが正常に完了したらフローを保存し、運用を開始します。
実際の利用シーン
このフローは以下のような業務に活用できます：
- 請求書や納品書の送信
毎月の請求業務を完全自動化できます。 - 契約書や報告書の送信
定期的な報告や書類提出もミスなく送信可能です。
よくある質問
Q1: メール送信にGmailやYahooメールを使えますか？
A1: Power Automate Desktopの「メールを送信（Outlook）」アクションはOutlookに依存しています。そのため、Outlookが設定されていない環境では動作しません。Gmailなどを使いたい場合、IMAP/SMTPで設定する方法があります。
Q2: 添付ファイルが動的に変わる場合は？
A2: 添付するファイルが月ごとに異なる場合、ファイル名に日付を含め、変数やフォルダからファイルを取得アクションを使って動的に指定できます。
Q3: クラウドフローなしでスケジュールを設定できますか？
A3: Power Automate Desktop単独ではスケジュール機能がありません。タスクスケジューラやPower Automate（クラウド版）を組み合わせる必要があります。
