請求書データの入力業務は、繰り返し行われる負担の大きい作業です。Power Automate Desktopを使えば、PDFやExcelからのデータ取得、会計ソフトへのログイン、データ入力、保存までのプロセスを自動化することが可能です。この記事では、具体的な手順を初心者でもわかりやすく解説します。
目次
1. 必要なデータを準備する
まず、請求書データを適切に管理できるよう準備します。
- PDF形式またはExcel形式の請求書を、指定のフォルダに保存します。
- ファイル名や形式を統一しておくと、後の処理がスムーズになります（例: 「請求書_YYYYMMDD.pdf」など）。
2. データの読み取りフローを構築
ステップ1: フォルダ内のファイルを取得
- 「フォルダー内のファイルを取得」アクションを使用し、指定したフォルダからすべてのファイルを取得します。
ステップ2: データの読み取り
取得したファイルの形式に応じてデータを読み取ります。
| ファイル形式 | アクション | 説明 |
|---|---|---|
| 「PDFからテキスト抽出」 | 必要な金額や日付情報を抽出します。 | |
| Excel | 「Excelワークシートから読み取る」 | Excelのデータを読み込んで変数に保存。 |
ポイント:
- 必要なデータが正しく抽出されるか、抽出結果をログとして確認します。
3. 会計ソフトへのログインフローを作成
会計ソフトへのログインを自動化します。
ステップ1: アプリケーションを起動
- デスクトップアプリ: 「アプリケーションを実行」アクションを使用。
- ブラウザーベース: 「ブラウザーを起動」アクションを使用し、会計ソフトのURLを指定します。
ステップ2: ログイン情報を入力
- ユーザーIDやパスワードを入力するためのアクションを設定します。
- 例: 「テキストを入力」アクションで、IDとパスワードを入力フィールドに設定。
4. データを入力するフローを作成
会計ソフトの入力画面にデータを転記するフローを構築します。
ステップ1: 入力フィールドを特定
会計ソフトの入力画面で、それぞれの項目（請求日、請求金額、取引先名など）に対応するフィールドを特定します。
ステップ2: データを入力
- 「テキストを入力」アクションを使用し、読み取ったデータを順に入力します。
- 各フィールドへの入力が正確に行われるよう、操作をテストします。
5. 入力結果の確認と保存
ステップ1: 入力内容を確認
入力が正確かどうかを確認するため、「メッセージボックスを表示」アクションを使用して確認を促します。
ステップ2: データを保存
- 保存操作を自動化します（例: 「クリック」アクションで「保存ボタン」を押す）。
- 必要に応じて、「スクリーンショットを取得」アクションを使用して記録を残します。
6. 処理結果を通知
ステップ1: 処理結果のログを作成
処理した請求書の件数や入力内容を、ログやExcelファイルに記録します。
ステップ2: 通知メールを送信
- 「Outlookからのメールメッセージの送信」アクションを使用し、処理完了を通知します。
- メールには以下の内容を含めると便利です:
- 処理した請求書の件数
- 完了時刻
- エラーが発生した場合の詳細
7. フローのテストと調整
- フローを実行して動作確認:
エラーが発生した場合、該当のアクションを見直し調整します。 - エラーハンドリングの設定:
エラー発生時に通知を送信するなど、適切な対応を設定します。
注意点
- データ読み取りと入力を分ける:
誤ったデータが入力されるリスクを軽減するため、データ読み取りフローと入力フローを分離して設計します。 - ログ記録を残す:
どのデータがどのように処理されたかを記録しておくことで、後から確認が可能になります。 - 十分なテストを実施:
テスト環境でフローを検証し、実際の運用に入る前に問題を解決します。
自動化のメリット
| メリット | 説明 |
|---|---|
| 作業時間の削減 | 手作業に比べて高速な処理が可能。 |
| ミスの軽減 | ヒューマンエラーを防ぎ、データ入力の精度を向上。 |
| 業務効率化 | 繰り返し作業を自動化することで、他の業務に集中できる。 |
| 透明性の向上 | ログを残すことで内部統制や監査対応がスムーズになる。 |
Power Automate Desktopを使えば、請求書データの会計ソフトへの入力を一貫して自動化でき、業務効率化と負担軽減が期待できます。注意点を参考に、効果的な自動化を実現してください！
