Power Automate Desktopを使うことで、定型業務を自動化して効率化できます。本記事では、業務改善アイデア20選を紹介し、それぞれのフローを具体的にどのように作成するかを詳しく解説します。初心者の方でも手順を追うだけで簡単に実現できます！
目次
1. 定期的なレポート作成
作成方法
- データ取得
- 「Excelからデータを読み取る」アクションを使用して、元データを取得。
- データ整形
- 「ループ」を使用してデータを行ごとに処理し、必要な形式に整形。
- レポート出力
- 「Word文書を操作」または「PDFを生成」アクションで指定フォーマットのレポートを作成。
2. 請求書の自動処理
作成方法
- フォルダからPDF取得
- 「フォルダ内のファイルを取得」アクションで請求書PDFをリスト化。
- PDFデータ抽出
- 「PDFを読み取る」アクションを使用して必要なデータを抽出。
- データ転記
- 「Excelに書き込む」アクションで抽出データを記録し集計。
3. メール添付ファイルの整理
作成方法
- メール取得
- 「Outlookからメールを取得」アクションで指定条件に合うメールを取得。
- 添付ファイル保存
- メールの「添付ファイル」を指定フォルダに保存。
- 分類整理
- 「ファイル名を変更」アクションを使い、日付や種類で分類。
4. 新規顧客情報の登録
作成方法
- データ読み込み
- 「Excelからデータを読み取る」アクションで顧客情報を取得。
- CRMログイン
- 「Webブラウザを起動」アクションでCRMシステムにログイン。
- データ登録
- 「UI要素を使った操作」で各項目を入力し、登録。
5. 勤怠記録の集計
作成方法
- 勤怠データ取得
- 「Excelからデータを読み取る」アクションでタイムカードデータを取得。
- 月次データ整形
- 「ループ」で従業員ごとにデータを整形。
- レポート作成
- 整形したデータを「Excelに書き込む」アクションで保存。
6. ディレクトリ監視とアラート送信
作成方法
- フォルダ監視
- 「フォルダ内のファイルを監視」アクションで新しいファイルを検出。
- アラート作成
- 検出したファイルの情報を取得し、「メールを送信」アクションで通知。
7. 定型文のメール送信
作成方法
- テンプレート準備
- メールの件名と本文を「変数に設定」。
- メール送信
- 「Outlookでメールを送信」アクションを使い、変数を使用してメールを自動送信。
8. ウェブデータのスクレイピング
作成方法
- ブラウザを起動
- 「Webブラウザを起動」アクションで対象サイトを開く。
- データ取得
- 「UI要素を使った操作」で価格や商品情報を取得。
- データ保存
- 取得したデータを「Excelに書き込む」アクションで記録。
9. 定例会議の資料準備
作成方法
- 予定表確認
- 「Outlookの予定を取得」アクションで会議情報を取得。
- 資料抽出
- 会議に必要な資料を「フォルダ内のファイルを取得」で抽出。
- 資料整理
- 抽出した資料を指定フォルダにコピー。
10. 社内ポータルへのログインと情報更新
作成方法
- ポータルサイトログイン
- 「Webブラウザを起動」と「UI要素を使った操作」で自動ログイン。
- 情報入力
- 必要な情報を変数に設定し、「UI要素を使った操作」で入力。
11. タスク進捗報告の集計
作成方法
- タスクデータ取得
- タスク管理ツールからAPIを使用してデータを取得（またはExcel読み込み）。
- 進捗集計
- 進捗率を計算し、「Excelに書き込む」で保存。
12. ファイルバックアップ
作成方法
- フォルダ内ファイル取得
- 「フォルダ内のファイルを取得」でバックアップ対象をリスト化。
- ファイルコピー
- 「ファイルをコピー」アクションで別フォルダやクラウドに保存。
13. スケジュール通知
作成方法
- スケジュール取得
- 「Outlookの予定を取得」で当日または翌日の予定を取得。
- 通知送信
- 「Teamsにメッセージを送信」または「メールを送信」で通知。
14. 顧客問い合わせ対応補助
作成方法
- メール解析
- 「メールを取得」アクションで問い合わせメールを取得。
- 内容転送
- 件名や内容を条件分岐で分類し、「メールを送信」で適切な部署に転送。
15. 月次売上の集計
作成方法
- データ取得
- POSシステムからデータをExcelにエクスポート。
- 売上集計
- 「Excelでデータを操作」を使い、月次売上を集計。
16. 定期バックアップとファイル整理
作成方法
- フォルダ内ファイル取得
- 「フォルダ内のファイルを取得」アクションを使い、整理対象のフォルダ内のファイルをリスト化。
- 古いファイルの判定
- 「現在の日付を取得」アクションで今日の日付を取得。
- 「条件を追加」アクションを使い、ファイルの作成日や更新日が一定期間（例: 30日以上）を超えている場合を判定。
- 整理・移動処理
- 古いファイルを「フォルダに移動」アクションで別フォルダ（例: アーカイブフォルダ）に移動。
- 定期実行の設定
- タスクスケジューラやクラウドフローを使って、毎週または毎月フローが自動実行されるよう設定。
17. アンケート結果の集計
作成方法
- アンケートデータの取得
- GoogleフォームやMicrosoftフォームのデータを「Excelファイルとしてエクスポート」し、Power Automate Desktopで読み取る。
- 「Excelからデータを読み取る」アクションを使用。
- データ整形
- 「ループ」アクションで各回答を処理し、回答率や各項目の集計を計算。
- グラフ作成
- 整形したデータを「Excelでグラフを作成」アクションで可視化。
- レポート出力
- 完成したグラフを含むExcelを「PDFを生成」アクションでレポート形式に変換。
18. 顧客リストの自動更新
作成方法
- 新規データの取得
- 「Excelからデータを読み取る」アクションを使用して、新規顧客データを取得。
- または、CRMシステムからエクスポートされたCSVを読み取る。
- 既存リストの確認
- 既存の顧客リスト（ExcelやCRMシステム内）を「Excelからデータを読み取る」アクションで取得。
- データの重複チェック
- 「条件を追加」アクションを使用し、新しいデータが既存リストに存在しないか確認。
- 重複しない場合のみ、新しい顧客情報を追加。
- リスト更新
- 更新されたリストを「Excelに書き込む」またはCRMシステムに入力。
19. 定期的なアラートの送信
作成方法
- 重要タスクの確認
- Excelやデータベースから、タスクや契約更新日などの重要なスケジュールを「データを読み取る」アクションで取得。
- リマインド条件の設定
- 「現在の日付を取得」アクションを使用し、リマインドする必要があるかどうかを「条件を追加」で判定。
- 例: 今日の日付がタスク期限の3日前になった場合にアラートを送信。
- 通知の送信
- 「メールを送信」アクションでリマインドメールを送る。
- または「Teamsにメッセージを送信」アクションでチャット通知を送る。
20. 年次目標達成率の可視化
作成方法
- KPIデータの取得
- 「Excelからデータを読み取る」アクションで、目標値と実績値のデータを取得。
- または、APIを使用してオンラインシステムからKPIデータを取得。
- 達成率の計算
- 「数式を使用」アクションを使い、達成率（実績値 ÷ 目標値 × 100%）を計算。
- グラフの作成
- 「Excelでグラフを作成」アクションで、進捗状況を可視化するための棒グラフや折れ線グラフを作成。
- レポートの更新
- 更新されたグラフを含むExcelやPDFを自動保存し、関係者に「メールを送信」アクションで共有。
