Power Automate DesktopでExcelからオンラインフォームに自動入力する方法

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この記事では、Power Automate Desktopを使って、Excelに入力されたデータをオンラインフォームに自動で転記する方法を初心者でもわかりやすく解説します。今回は、ハローワークの「雇用保険被保険者資格取得届」のオンラインフォームを例にして、Excelのデータを活用し、フォーム入力を効率化する方法を学びます。順を追って説明していくので、初めての方でも安心して取り組めます！

Excelデータの準備

まず、オンラインフォームに入力するデータをExcelで準備しましょう。

手順:

必要な項目をリストアップ
オンラインフォームに入力が必要な項目を確認します。今回は以下を例にします：
- 被保険者番号（例: 12345678）
- 名前（例: 山田太郎）
- 生年月日（例: 1990/01/01）
- 性別（男性/女性）
- 住所（例: 東京都新宿区○○）
Excelでデータを作成
上記項目をExcelファイルに整理します。以下のような表を作成してください。被保険者番号名前生年月日性別住所12345678山田太郎1990/01/01男性東京都新宿区○○87654321佐藤花子1985/05/15女性神奈川県横浜市△△ファイル名は「form_data.xlsx」として保存します。A1から始めるデータ形式にすることが重要です。

Excelデータの読み取り設定

次に、Power Automate DesktopでExcelデータを読み取る設定を行います。

手順:

「Excelの起動」アクションを追加
- Power Automate Desktopを開き、新しいフローを作成します。
- 左ペインの「アクション」から「Excelの起動」をドラッグ＆ドロップします。
- 以下の設定を行います:
  - モード: 「既存のドキュメントを開く」
  - ドキュメントパス: 「form_data.xlsx」へのパスを指定」
- 保存します。
Excelデータの読み取り範囲を設定
- 次に「Excelワークシートから読み取る」アクションを追加します。
- 以下の設定を行います:
  - 範囲: 「A1:F2」などデータが入力されている範囲を指定」
  - 結果を変数に保存: 「excelData」
最終行・最終列の自動検出
データの行数や列数が増減する場合に備えて、「データ内の最終行を検出」アクションを使用し、データ範囲を動的に指定する設定にします。

オンラインフォームの操作

ここでは、Microsoft Edgeを使ってハローワークのオンラインフォームを開き、操作を自動化します。

手順:

Edgeを起動する
- 「Webブラウザーを起動」アクションを追加します。
- ブラウザーの種類: **「Microsoft Edge」**を選択。
- URL: ハローワークのフォームページURL（例: https://example.com/form）を入力。
フォーム要素を指定
- 画面右上の「UI要素の追加」をクリックし、フォーム上の各項目を選択します。
- 必要なフォーム要素:
  - 被保険者番号（テキスト入力フィールド）
  - 名前（テキスト入力フィールド）
  - 生年月日（テキスト入力フィールド）
  - 性別（ドロップダウンリスト）
  - 住所（テキスト入力フィールド）

データの自動入力

Excelデータを順次、オンラインフォームに転記する設定を行います。

手順:

ループ処理を設定
- 「各行を繰り返す」アクションを使用して、Excelデータの各行をループします。
- データを読み取る変数: **「excelData」**を指定。
各項目に値を入力
ループ内で以下の操作を行います：
- 「テキストを入力」アクションを使い、Excelデータから読み取った値をフォームの対応するフィールドに入力。
  - 被保険者番号: %CurrentItem[0]%
  - 名前: %CurrentItem[1]%
  - 生年月日: %CurrentItem[2]%
  - 性別: ドロップダウンリストに選択（「UI要素をクリック」を使用）
  - 住所: %CurrentItem[4]%
同意チェックボックスの自動チェック
- 「UI要素をクリック」を使い、同意チェックボックスにチェックを入れます。
フォーム送信
- 「UI要素をクリック」アクションで「送信」ボタンをクリック。

帳票の作成とダウンロード

フォーム送信後、PDFとして帳票をダウンロードします。

手順:

ダウンロード完了を待機
- 「ファイル/フォルダーの存在を待機」アクションを追加し、ダウンロード完了まで待ちます。
- ファイルパス: ダウンロードフォルダー（例: %UserProfile%\Downloads\）
次の入力に備える
- 「エスケープキーを送信」アクションを使い、ブラウザーのダウンロード通知を閉じます。