Power Automate Desktopは、Excelのデータを扱うのに非常に便利なツールです。特に、毎日繰り返し行う作業を自動化することで、業務の効率化が図れます。今回は、具体的なExcel表を例にして、Power Automate Desktopの「Excelアクション」を活用した自動化の流れを解説します。
以下の例を通して、Excelアクションの基礎的な使い方を学びましょう。
タイトル: Power Automate Desktopアクションで「Excel」を使いこなすテクニック
はじめに
Power Automate Desktopは、Excelのデータを扱うのに非常に便利なツールです。特に、毎日繰り返し行う作業を自動化することで、業務の効率化が図れます。今回は、具体的なExcel表を例にして、Power Automate Desktopの「Excelアクション」を活用した自動化の流れを解説します。
以下の例を通して、Excelアクションの基礎的な使い方を学びましょう。
例：毎日の売上データを記録・集計する
以下のような売上データのExcelシートを使って、データの読み取り・書き込み、集計の方法をPower Automate Desktopで自動化する例を見ていきます。
| 日付 | 商品名 | 売上数量 | 売上金額 |
|---|---|---|---|
| 2024-11-01 | 商品A | 5 | 5000 |
| 2024-11-01 | 商品B | 3 | 3000 |
| 2024-11-02 | 商品A | 7 | 7000 |
| 2024-11-02 | 商品C | 2 | 2000 |
| 2024-11-03 | 商品B | 10 | 10000 |
この表のデータを基に、売上データの記録と集計を自動化します。具体的には、日付ごとの売上合計を計算して、新しいExcelシートに記録する処理を行います。
1. Excelファイルを開く
まず、Power Automate Desktopで「Excelファイルを開く」アクションを設定し、上記のExcelファイルを開きます。
- アクション名：「Excelを起動して既存のブックを開く」
- 設定項目：
- ファイルパス：
売上データ.xlsx（売上データのExcelファイルのパスを指定） - 変数名：「Excelインスタンス」など、ファイルを管理する変数を設定します。
- ファイルパス：
これで、Power Automate Desktop上でExcelファイルを操作する準備が整いました。
タイトル: Power Automate Desktopアクションで「Excel」を使いこなすテクニック
はじめに
Power Automate Desktopは、Excelのデータを扱うのに非常に便利なツールです。特に、毎日繰り返し行う作業を自動化することで、業務の効率化が図れます。今回は、具体的なExcel表を例にして、Power Automate Desktopの「Excelアクション」を活用した自動化の流れを解説します。
以下の例を通して、Excelアクションの基礎的な使い方を学びましょう。
例：毎日の売上データを記録・集計する
以下のような売上データのExcelシートを使って、データの読み取り・書き込み、集計の方法をPower Automate Desktopで自動化する例を見ていきます。
Excelの表の例
plaintextコードをコピーする| 日付 | 商品名 | 売上数量 | 売上金額 |
|------------|------------|----------|----------|
| 2024-11-01 | 商品A | 5 | 5000 |
| 2024-11-01 | 商品B | 3 | 3000 |
| 2024-11-02 | 商品A | 7 | 7000 |
| 2024-11-02 | 商品C | 2 | 2000 |
| 2024-11-03 | 商品B | 10 | 10000 |
この表のデータを基に、売上データの記録と集計を自動化します。具体的には、日付ごとの売上合計を計算して、新しいExcelシートに記録する処理を行います。
1. Excelファイルを開く
まず、Power Automate Desktopで「Excelファイルを開く」アクションを設定し、上記のExcelファイルを開きます。
- アクション名：「Excelを起動して既存のブックを開く」
- 設定項目：
- ファイルパス：
売上データ.xlsx（売上データのExcelファイルのパスを指定） - 変数名：「Excelインスタンス」など、ファイルを管理する変数を設定します。
- ファイルパス：
これで、Power Automate Desktop上でExcelファイルを操作する準備が整いました。
2. テーブルデータの取得
次に、「Excelのテーブルのデータを取得する」アクションを使って、売上データを一括で読み取ります。事前にExcelでこの表を「売上テーブル」という名前のテーブルとして定義しておくと便利です。
- アクション名：「Excelのテーブルのデータを取得する」
- 設定項目：
- テーブル名：
売上テーブル - 結果を保存する変数：
売上データ
- テーブル名：
これで、売上データ全体が変数 売上データ にリスト形式で保存されます。リストの各要素は、行ごとに分割されているので、後でループ処理でデータを1行ずつ扱えます。
3. 日付ごとの売上合計を計算する
次に、日付ごとの売上金額を集計します。「For Each」（ループ）アクションを使って、売上データ の各行を処理します。
- アクション名：「For Each」
- 設定項目：
- 反復対象：
売上データ - 各項目を保存する変数：
行データ
- 反復対象：
各 行データ には次のような情報が入っています：
行データ["日付"]行データ["商品名"]行データ["売上数量"]行データ["売上金額"]
このデータを使って、特定の日付ごとに売上金額を合計していきます。以下の例では、各日付の合計売上金額を 売上合計 という変数に追加していく方法を説明します。
日付ごとの売上合計の計算フロー
- 売上合計を保存する辞書型変数を作成
初めに、「変数の作成」アクションで空の辞書型変数売上合計を作成します。 - 各行の日付と売上金額を抽出し、集計
ループ内で「If」条件分岐を使い、すでに辞書に日付が存在するかチェックします。- 日付が辞書に存在する場合：その日付の売上金額に、現在の行の「売上金額」を加算します。
- 日付が辞書に存在しない場合：その日付を新しくキーとして追加し、「売上金額」をそのまま登録します。
If 条件：行データ[“日付”] が売上合計 に含まれている
→ 売上合計[行データ[“日付”]] += 行データ[“売上金額”]
Else
→ 売上合計[行データ[“日付”]] = 行データ[“売上金額”]
4. 集計結果を書き込む
最後に、集計した日付ごとの売上合計を新しいシートに書き込みます。
- アクション名：「Excelのシートを追加」
- 設定項目：
- 新しいシート名：
日別売上集計
- 新しいシート名：
その後、「Excelのセルに書き込む」アクションで、集計データをシートに書き込みます。
| 日付 | 売上合計 |
|---|---|
| 2024-11-01 | 8000 |
| 2024-11-02 | 9000 |
| 2024-11-03 | 10000 |
書き込み手順：
- ヘッダー（「日付」「売上合計」）をA1セルから書き込み。
- ループで、
売上合計辞書のキー（日付）と値（売上合計）を行ごとに書き込み。
Q&Aコーナー
Q1. 集計結果を別ファイルに保存したい場合は？
A1. 新しいExcelファイルを作成し、そのファイルに「Excelのセルに書き込む」アクションを使って集計結果を書き込みましょう。「Excelを起動して新しいブックを作成」アクションで別ファイルを作成し、集計結果を書き込んでから保存する手順を追加することで、独立したファイルに結果を出力できます。
Q2. エラーが発生した場合の対処法は？
A2. エラーが発生する原因はさまざまですが、「エラー処理」アクションを使って、エラー発生時に通知を表示したり、特定の処理をスキップするように設定すると便利です。特に、Excelファイルが開けない場合や、範囲指定が正しくない場合はエラーチェックを行うと良いでしょう。
Q3. ループ内での処理が遅くなることがあるのですが？
A3. ループ処理で大量のセルにデータを書き込むと、パフォーマンスが低下することがあります。可能であれば、一度に範囲指定で書き込むように設計するか、途中でExcelを閉じて再度開くなど、操作を適切に分割することで速度を改善できる場合があります。
