目次
ステップ1: フローの作成を開始
- Power Automateを開く:
Power Automateのホーム画面に移動し、左側のメニューから「フロー」を選択します。 - 新しいフローを作成:
画面右上の「+ 作成」ボタンをクリックし、「自動フロー」を選択します。 - トリガーを設定:
「新しいフォームの回答が送信されたとき」（Microsoft Forms）をトリガーとして選択します。これにより、フォーム送信がフローの開始条件になります。
ステップ2: Microsoft Formsのデータを取得
- フォームの指定:
トリガーの設定で、対象となるMicrosoft Formsを選択します（例: お問い合わせフォーム）。 - フォームの回答を取得:
「回答の詳細を取得」アクションを追加し、トリガーで指定したフォームを選択します。このアクションで、送信されたデータを具体的に取得できます。
図解:
[フォーム送信 → 回答の詳細を取得]
[フォーム名: お問い合わせフォーム]
ステップ3: メールを送信するアクションを設定
- Outlookのアクションを追加:
「Outlookでメールを送信」アクションを追加します。これにより、フォームデータを指定の受信者にメールとして送ることができます。 - メールの内容を設定:
- 宛先: 営業チームまたは担当者のメールアドレスを入力します。
- 件名: 「新しいお問い合わせ – {{フォームの回答者名}}」など動的コンテンツを活用。
- 本文: 以下のようにフォームデータを整理して記載します。
新しいお問い合わせがありました。 お名前: {{回答者名}} メールアドレス: {{回答者のメールアドレス}} 問い合わせ内容: {{問い合わせ内容}}
図解:
[フォーム回答 → メール送信]
[宛先: team@example.com, 件名: 新しいお問い合わせ - {{名前}}]
ステップ4: フローをテストして確認
- テストを実行:
フローの右上にある「テスト」ボタンをクリックし、フォームにデータを入力して送信します。 - メールの受信確認:
指定したメールアドレスに正しくデータが転送されているかを確認します。
ステップ5: 実運用のための最終確認
- エラー通知の追加:
フローが失敗した場合に通知を受け取れるよう、失敗時の処理を設定しておくことをお勧めします。 - スケーラビリティの考慮:
お問い合わせ件数が増加した場合に対応できるよう、必要に応じてTeams通知やデータベース連携を追加して拡張可能です。
完成イメージ図
フローの全体像:
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| フォーム送信 (Microsoft Forms) | → | 回答の詳細を取得 |
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↓
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| メールを送信 (Outlook) |
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